退職や転職活動で避けては通れない、数々の「書類作成」。いざ書こうとすると、「これで本当に合っている？」「マナー違反になっていない？」と、一つひとつが大きな不安の種になりますよね。この記事は、そんなあなたの時間と不安をゼロにするための【完全保存版】テンプレート集です。退職の意思を伝える「退職届」から、円満退職に不可欠な「引継書」、そして転職活動の成否を分ける「職務経歴書」や「添え状」まで、あらゆる場面で必要となる書類のテンプレートを、そのままコピー＆ペーストで使える形で、網羅的にご用意しました。各書類の書き方のポイントや、専門家による解説も付いています。このページをブックマークしておけば、あなたの退職・転職は、もう書類で悩むことはありません。
この記事のポイント
- 全フェーズを網羅：退職の意思表示から、引き継ぎ、転職活動、入社後の挨拶まで、必要な書類テンプレートを全て収録。
- コピペで即完成：Wordなどにそのまま貼り付けて使えるテキスト形式のテンプレートを、多数用意。
- 専門家による解説つき：なぜそう書くのか？という理由や、人事担当者が見ているポイントを、専門家の視点で詳しく解説。
- マナーも完璧：退職届を入れる封筒の書き方や、便箋の折り方といった、意外と知らないビジネスマナーも図解でわかります。
- 時短効果絶大：書類作成にかかる時間を大幅に削減し、あなたはより重要な自己分析や企業研究に集中できます。
【退職意思の表明】退職願・退職届のテンプレート
退職プロセスの第一歩であり、最も緊張する書類です。「退職願」と「退職届」の違いを正しく理解し、あなたの状況に合ったものを使いましょう。
- 「退職願」と「退職届」の決定的違いを理解する
- 縦書き・横書きのテンプレートを用意
- 封筒の書き方・入れ方マナーも完璧にマスター
【関連】 そもそも、この書類をいつ、どう切り出すべきか？ ➡️ 「会社辞めたい言えない」を解決！上司への切り出し方完全マニュアル /➡️ 退職を切り出すベストタイミングはいつ？失敗しない伝え方の手順
「退職願」と「退職届」の決定的違い
退職願：「退職させていただけますよう、お願い申し上げます」という、会社に退職を願い出る書類。会社が承諾するまでは、撤回できる可能性があります。
退職届：「退職いたします」という、退職の意思を一方的に届け出る書類。原則として、撤回はできません。
【使い分け】
一般的には、まず上司に口頭で相談・合意した上で、会社の指示に従い「退職届」を提出するケースがほとんどです。
【関連】 この2つの書類の法的な意味合いや、提出のタイミングについて、より詳しく知りたい方はこちら。 ➡️ 退職届・退職願の正しい書き方【テンプレート無料】
退職届テンプレート（縦書き・自己都合）
最も丁寧で、正式な形式です。手書きの場合は、こちらを使用しましょう。
【このまま使える！テキストテンプレート】
退職届
私儀
この度、一身上の都合により、来たる令和〇年〇月〇日をもちまして、退職いたします。
令和〇年〇月〇日
〇〇部 〇〇課
（あなたの氏名） ㊞
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿退職届テンプレート（横書き・自己都合）
PCで作成し、印刷する場合に便利な形式です。
【このまま使える！テキストテンプレート】
退職届
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿
所属部署名：〇〇部 〇〇課
氏名：〇〇 〇〇 ㊞
私儀
この度、一身上の都合により、来たる令和〇年〇月〇日をもちまして、退職いたします。
以上封筒の書き方・入れ方マナー
準備物：白無地の封筒（A4便箋なら長形3号、B5なら長形4号）、黒のペン
- 表面：中央に「退職届」と書く。宛名は不要。
- 裏面：左下に、自分の所属部署と氏名を書く。
- 折り方：三つ折りにする。
- 入れ方：封筒の裏側から見て、便箋の右上が、封筒の右上に来るように入れる。
- 封：のりで封をし、中央に「〆」と書く。
円満退職の実務】引継書・退職挨拶メールのテンプレート
あなたのプロフェッショナルな姿勢を示す、重要な書類です。最後まで責任を持って業務を遂行することで、良好な関係を保ったまま退職できます。
- 引継書で後任者が困らないよう、業務を「見える化」
- 退職挨拶メールで感謝の気持ちを伝える
- 円満退職で将来の人脈も維持
引継書テンプレート
後任者やチームが困らないよう、あなたの業務を「見える化」する、最後の仕事です。
【引継書に盛り込むべき項目】
- 引継ぎの目的・概要
- 担当業務一覧（日次、週次、月次業務など）
- 各業務の詳細な手順（マニュアル）
- 関係者・取引先リスト（連絡先、担当者、関係性など）
- 進行中の案件と、今後のスケジュール
- トラブルシューティング（よくある問題と、その対処法）
- 各種データ・ファイルの保管場所
【関連】 円満退職のための引き継ぎの重要性は、こちらの記事でも解説しています。 ➡️ 【初心者向け】退職手続きの流れと必要書類チェックリスト完全版
退職挨拶メールテンプレート（社内向け）
最終出社日に、お世話になった方々へ感謝を伝えるメールです。
【このまま使える！テキストテンプレート】
件名：退職のご挨拶（〇〇部 氏名）
皆様
私事で恐縮ですが、本日をもちまして、最終出社日となりました。
（〇月〇日付で、株式会社〇〇を退職いたします。）
在職中は、皆様には大変お世話になり、心より感謝しております。
未熟な私を、時には厳しく、時には温かくご指導くださいましたこと、忘れません。
皆様と共に働き、〇〇のプロジェクトなどを通じて得られた経験は、私の人生にとってかけがえのない財産です。
今後、皆様からいただいた温かいご指導を糧に、新たな道でも精一杯頑張りたいと思います。
最後になりますが、皆様の今後のご健勝と、株式会社〇〇の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
本当に、ありがとうございました。
部署名 氏名 （個人の連絡先：必要であれば）【転職活動の成否を分ける】職務経歴書・添え状のテンプレート
あなたの市場価値を、採用担当者に的確に伝えるための最重要書類です。テンプレートを活用することで、書類作成時間を大幅に短縮し、内容の充実に集中できます。
- 職務経歴書で実績を具体的な数字で示す
- 添え状で丁寧な印象を与える
- 採用担当者の心を掴む書類作成術
職務経歴書テンプレート（編年体形式）
これまでの経歴を、時系列に沿って記述する、最も一般的な形式です。
【職務経歴書 – 基本構造】
- 日付・氏名
- 職務要約：3～5行程度で、これまでのキャリアの概要と、自分の強みを簡潔にまとめる
- 職務経歴：会社名、在籍期間、事業内容、従業員数などを記載。部署、役職、業務内容を具体的に記述
- 【最重要】実績・成果を、具体的な数字を用いて記述する
（例）「新規顧客開拓に注力し、担当エリアの売上を前年比130%（〇〇円→△△円）に拡大」 - 活かせる経験・知識・スキル：PCスキル（Word, Excel, PowerPoint）、語学力、専門知識などを記載
- 自己PR：職務経歴で伝えきれなかった、あなたの仕事へのスタンスや、貢献意欲をアピール
【関連】 職務経歴書に書くべき「強み」が見つからない方は、まず自己分析から。 ➡️ 天職が見つからない人のための現実的なキャリア設計術
添え状（送付状）テンプレート
応募書類を郵送、またはメールで送付する際に、一枚目に添付する挨拶状です。
【このまま使える！テキストテンプレート】
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
〒〇〇〇-〇〇〇〇
（あなたの住所）
（あなたの電話番号）
（あなたのメールアドレス）
（あなたの氏名）
【応募書類の送付につきまして】
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、〇〇（求人媒体名）にて貴社の「△△職」の求人を拝見し、深く感銘を受け、応募させていただきました。
これまでの〇〇業界での〇年間の経験で培った、△△のスキルは、必ずや貴社の□□という事業において貢献できるものと確信しております。
つきましては、応募書類を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ぜひ一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
【同封書類】
・履歴書 1通
・職務経歴書 1通
以上【差がつくフォローアップ】面接後のお礼状テンプレート
面接後、当日か翌日の午前中までに送ることで、あなたの丁寧さと入社意欲を強く印象付けることができます。多くの求職者が見落としがちなポイントだからこそ、差がつきやすいフォローアップです。
- 面接当日または翌日午前中までに送信
- 具体的な面接内容に触れて感謝を表現
- 入社意欲の高さを改めてアピール
面接後のお礼状テンプレート（メール）
面接で話した内容を具体的に盛り込むことで、あなたの真剣さが伝わります。
【このまま使える！テキストテンプレート（メール）】
件名：【本日〇時の面接のお礼】氏名
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
本日は、お忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
（あなたの氏名）です。
〇〇様から、貴社の△△という事業の将来性や、□□という社風について、
具体的なお話を伺うことができ、貴社で働きたいという気持ちがますます強くなりました。
特に、〇〇というお話は、私のこれまでの△△という経験を、
まさに活かせるフィールドであると確信し、大変魅力に感じております。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
（あなたの氏名）
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇【関連】 面接で話した「退職理由」と、お礼状の内容に一貫性を持たせることが重要です。 ➡️ 転職面接で退職理由を聞かれた時の答え方【NG例とOK例】
| 書類種別 | 用途 | 作成方法 | 重要ポイント |
|---|---|---|---|
| 退職届 | 退職意思の正式表明 | 手書き推奨 | 会社指定フォーマット優先 |
| 引継書 | 業務の円滑な引き継ぎ | PC作成 | 具体的で詳細な内容 |
| 職務経歴書 | 転職活動での自己PR | PC作成 | 数字を使った実績記載 |
| 添え状 | 応募書類の丁寧な送付 | PC作成 | 企業研究内容の反映 |
| お礼状 | 面接後のフォローアップ | メール | 24時間以内の送信 |
よくある質問
- 全ての書類は、手書きの方が丁寧な印象を与えますか？
-
退職届については、手書きの方がより丁寧な印象を与える場合がありますが、必須ではありません。職務経歴書や添え状については、読みやすさが最優先されるため、PCでの作成が一般的です。
- 会社指定のフォーマットがある場合、それを使うべきですか？
-
はい、退職届や各種申請書類について、会社独自のフォーマットがある場合は、必ずそちらを使用してください。
- テンプレートをそのまま使っても、問題ありませんか？
-
退職届のような定型的な書類は、そのまま使用して全く問題ありません。職務経歴書や自己PR、お礼状については、必ずご自身の経験や言葉に置き換え、オリジナリティを出しましょう。そのままでは、あなたの魅力は伝わりません。
まとめ：テンプレートは「時間」を生み出す、賢者の石
退職や転職活動は、自己分析や企業研究、面接対策など、本当に頭を使うべき重要なタスクで溢れています。定型的な書類作成に、あなたの貴重な時間とエネルギーを費やすのは、非常にもったいないことです。
このテンプレート集を「賢者の石」として活用し、生み出された時間を、あなたの未来をより良くするための、より創造的な活動に投資してください。あなたの新しい門出が、最高の形でスタートできることを、心から応援しています。
■ 公式/参考URL一覧
- ハローワーク インターネットサービス – 応募書類の作成
- 職務経歴書や添え状の書き方について、公的な立場からの基本的な指導内容を参照。
- doda（デューダ） – 職務経歴書テンプレート ダウンロード
- 大手転職エージェントが提供する、職種別の多様な職務経歴書テンプレートを参考にし、本記事のテンプレートの網羅性と質を高めるために。
- 日本のビジネスマナーに関する書籍・ウェブサイト
